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[月刊総務オンライン] 第7回 社内のファイルサーバーや会社のパソコンのファイルを外部からセキュアに共有する

今回は「社内のファイルサーバーや会社のパソコンのファイルを外部からセキュアに共有する」という内容で総務部門の方の観点から説明したいと思います。

社員の仕事の効率を考えた場合、仕事ができる時に集中して仕事ができるのはとても効率が良いことだと思います。仕事をしているときに、「あのファイルから部分引用して資料を作りたい」や「あのファイルをお客様に送付したい」といったシーンは日常茶飯事です。

そのたびに、アシスタントに電話やメールで連絡してファイルを送ってもらえばよいのですが、その依頼時に仕事は中断します。そして、依頼された方の仕事も中断し、そのファイルを捜し、送信します。このようなことは年間で決まった月や決まった曜日に起こることではなく、ほぼいつでも毎日のように起こっています。

実際に私の本業ではマーケティングアウトソーシングの会社をやっているのですが、会社のファイルを帰宅後に探したりするのが非効率なので、全てのファイルをノートPCに保管し仕事をしています。
この方法はほしい情報が全て手元にあるので、ものすごく効率的です。ちょっとした移動時間の間でも資料作成などの仕事ができるのはとてもありがたいです。

全ての情報をノートPCに入れて持ち歩いても大丈夫なのか?と思う方もいると思うのですが、私のノートPCは私の指紋でないとロックが解除されないようになっていますし、暗号化ストレージを使用しているので、ストレージだけ抜き取ってもデータを閲覧できないようになっているので安心です。
私の会社の様に小さな会社でしたら持ち歩きも大丈夫ですが、それなりの会社になると、そうもいかないですよね。さらに社員全員のPCのストレージを暗号化するのは結構費用も掛かります。

そこで、現実的なソリューションを考えると、社外から社内のサーバ、デスクトップPCなどに直接アクセスするようにする方法になります。
実現できれば社員の業務はかなり効率化し、人件費をより効率的に活用できることになります。
しかし、やはり気になるのがセキュリティですよね。万が一情報が漏えいしたら大変なことですよね。情報漏洩が怖いので、社外からのアクセスをシャットアウトしているお客様も多いと思います。

そんな時に私がご提案したいのが、アクセスPC・スマートデバイスを限定する方式です。簡単に言いますと、会社が配布しているPC・スマートデバイスからの社内サーバなどのアクセスを限定する方法です。

もともと会社が配布しているPC・スマートデバイスはセキュリティが強固なはずです。そこに社内リソースアクセス用のアプリケーションを導入し、そこからアクセスすれば、高いセキュリティのまま社内リソースをアクセスできます。また、この方法が浸透すれば、社内会議のペーパレス化も進んでいくように思えます。

例えば、弊社の製品「DirectPOD」では以下のようなアプリケーションをiPadにインストールし社内リソースの共有を行っています。

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ご参考になりましたでしょうか? 今回は会社が配布しているPC・スマートデバイスにアプリケーションをインストールし社外での業務効率をセキュアなまま向上させる方法をご紹介しました。今後の業務改善のひとつの方法としてご参考ください。それでは、今回はこの辺で失礼します。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。