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[月刊総務オンライン] 第8回 無料のオンラインストレージの使用をやめさせるためには

今回は「無料のオンラインストレージの使用をやめさせるためには」という内容で書きます。

「無料のオンラインストレージ」を会社で利用してよいかどうかというのは会社の方針によって変わってくるとは思いますが、以下の理由でほとんどの会社で認められていないようです。

【利用履歴が取れないもしくは履歴保管期間が短い(履歴が管理できない)】
社内コンプライアンス上、いつだれが何のファイルを操作したかの履歴が残っていないとNGです。

【ビジネス用途を対象としていない】
ほとんどの無料のオンラインストレージではビジネス用途を対象としていません。厳密にいえばサービス規約違反になる場合もありますし、自己責任での使用になります。

上記の事は社員も理解はしていますがビジネス優先でこっそり使用していることが多いです。では何故、使ってはいけないと理解しているにもかかわらず無料オンラインストレージを使用するのでしょうか?

それは便利だからです。CDに焼いてお届けするのには時間と手間がかかります。バイク便も同様です。

「できれば、大きなファイルもパソコンから直接相手のパソコンに手間をかけずにリアルタイムに送付し、電話でビジネスの話をしたい」そう思っている社員は多いはずです。

一方で皆さまが良くご存じの無料のオンラインサービスでも事故が起きています。
数時間にわたり、利用者とは関係がない利用者に全てのファイルが閲覧で来てしまうケースもあります。詳しくは「オンラインストレージ 事故」で検索するとその内容を閲覧することができます。お客様に提出する情報が漏えいしては大きな問題になると思います。

では、どうすれば、社員に無料のオンラインストレージを使わないようにさせることができるのでしょうか?

答えはシンプルで、社内コンプライアンスを機能面でクリアしていて、かつ法人向けにサービスを展開しているオンラインストレージを社員に使用させることです。オンラインストレージは便利であるため全社で推進すれば業務効率も向上すると思われます。

最後に、社内コンプライアンス上の理由で弊社のGIGAPODを活用したカントー社のオンラインストレージサービス「Ez Sharing」を採用された、楽譜・楽器の教則本などを発行する老舗企業「株式会社 ドレミ楽譜出版社」の事例をご紹介します。

同社は雑誌の表紙、動画、楽譜など機密性が高いデータ転送用途にGIGAPODを活用され、配送時間短縮、コスト削減、社内コンプライアンス対応を強化しました。

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※本事例の詳細は以下をご覧ください。
※「Ez Sharing」については以下をご覧ください。

ご参考になりましたでしょうか? 
オンラインストレージを活用した社内コンプライアンスの強化をテーマに書きました。今後の業務改善のひとつの方法としてご参考ください。それでは、今回はこの辺で失礼します。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。