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[月刊総務オンライン]第11回 送付されて困るメールをシステム的になくすには?

■社内のみならずお客様に迷惑をかけていませんか?

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」というオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

今回は送付されて困るメールの防止方法について書きます。

といってもメールの書き方についてではありません。その手の話はこのコラムの読者の皆様には釈迦に説法のように思えるからです。書き方ではなく、私の得意分野であるシステム面での防止方法をご紹介したいと思います。

では、そもそもシステム的なお話しで送られて困るメールとはなんでしょうか?

筆頭にあげるのは、大容量の添付ファイルです。

社内で仕事をしていると気が付きにくいですが、社外で仕事をしていると、モバイル回線経由で数MBになるファイルを受け取ることがあり、メールを開いたりする際にとても時間を有することがあります。環境によっては、その大きなファイルが添付されているメールをダウンロードするまで、他のメールを見ることができないシステムもあります。他の件で急いでいるときにそのようなメールを受け取ると、とても迷惑に感じます。

この大容量を受け取る方がお客様でしたら、どう感じるでしょうか?
しかも忙しい方はキーマンであることが多いので、お客様のキーマンであるほど、悪い印象を与えてしまうように思えます。キーマンに悪い印象を与えればビジネスもうまくいかなくなります。

社員がお客様と電子メールでやりとりをする際に、CCにお客様の担当の上司を入れることが多いと思います。
その電子メールの添付ファイルの容量が大きかった場合、CCで受け取ったお客様の担当者の上司は、貴社に対してよい印象を持たないと思います。担当者であれば自身の仕事に直結する内容ですので多少我慢できると思いますが、CCで受け取ったほうにとっては参考程度の内容なので、いい印象を持たない可能性が高いと思います。

そこで、どのような方法で防止するかと言いますと、電子メールに連携したオンラインストレージを採用されることをお勧めします。利用者は電子メールに添付ファイルをつけて送信すると、自動的に添付ファイルがオンラインストレージに格納され、格納されたファイルへのURLリンクがもともとのメールに記載されて送付されます。これにより利用者は手間をかけずに相手方にファイルを添付せずに送付できます。受け取り側はファイルを受け取りたい時にダウンロードすればよいので、大きなファイルを送っても迷惑にはなりません。

さらに受け取り側で大きなサイズのファイルを受け取らない設定にしている会社もありますが、そのような会社にもこの仕組みを使うことで、大きなサイズのファイルを送付できます。

このようなシステムは最近普及してきています。良いものであるがゆえに、普及しているのだと思います。弊社であれば「MAILSCREEN」という製品がありますので、興味がある方は是非ご覧ください。

さて、もうひとつの受け取ると迷惑なメールは機密情報を含んだ誤送信メールです。

うっかり送信してしまった方も大きな問題になりますが、受け取ったほうも非常に困ります。誤送信メールを受け取った側も、適切に処理をしたかどうか会社に報告するために送信側に説明書を求める会社もありますので、送受信側の両方とも大きな問題になります。添付ファイルにセミナーの参加者リストが含まれていれば、個人情報の漏えいになります。

この誤送信も先ほどの電子メールと連携したオンラインストレージを導入することにより、ある程度避けることができます。
うっかり送付してしまった場合でも、オンラインストレージ側のファイルを削除することで、送信先に誤送信のファイルを渡さなくて済みます。導入企業によっては、必ずCCに部門メールアドレスを入れ、間違った内容を送付していないかどうか簡易的なチェックを行っている会社もあります。

手軽な電子メールであるがこそ、相手先へのご迷惑や情報漏洩が発生することもあります。総務部の皆様には、そのようなことが起こりにくい環境をご検討いただきたいです。是非ご参考ください。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。