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[月刊総務オンライン]第14回 ペーパーレス化を便利に低コストに実現する方法

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

今日はペーパーレスの話をいたします。
かなり昔からコスト削減のためにペーパーレス化が叫ばれていますが、なかなかうまくいっていない会社も多いのではないでしょうか?いくらコスト削減のためとはいっても、便利でなくては定着しないか、会社の生産性が悪化して本末転倒的な結果になります。

単純に今まで印刷していた資料をペーパーレス化してノートPCを見ながら会議をするのでは、ノートPCは重いし紙より見にくいし、手書きのメモも取れないので、サービスのデグレード(機能低下)になります。つまり、コスト削減と引き換えに作業環境が悪化することになるのです。

そこで、提案したいのがペーパーレス化に最適な、オンラインストレージを取り入れたソリューションです。オンラインストレージはネット上のサーバに、共有すべき会議資料などの電子ファイルを格納できる仕組みです。

もちろん、オンラインストレージを使用しなくても、社内のファイルサーバをそのまま使用しても構いません。
ただ、オンラインストレージのほうが外出中の方もペーパーレスで効率的に業務ができるのでお薦めです。
さて、そのオンラインストレージやファイルサーバにタブレットPCやスマートフォン用の画面共有ソリューションを組み合わせると以下ができるようになります。

1.1つのファイルを共有者全員で閲覧できるようになります
2.さらに「ここを見てください」とか、マウスのポインターで示すこともできます(フィンガー共有)。
紙の場合ですと、「ここを見てください」「ここってどこですか?」「XXページの15行目です」「15行目ですね。1、2、3...あっ見つかりました」ということも起こりますよね。

上記のようなことが実現できるペーパーレス化を推進すれば、以下のようなことも容易に(というか自然に)実現できます。

・紙よりも若干見にくいかもしれませんが、資料の管理が容易になります。
 なぜなら一人が会議で使用した資料を特定のファイルサーバにアップすれば、机の上に資料が山積みに
 なるようなことは避けられるからです。

・画面を共有しながらポインターで示したり、ページをめくったりできますので、会議の効率が向上します。
 このソリューションを活用した企業では「何ページ目を見てください」という言葉が会議からなくなります。

・ファイルはサーバ上にありますので、タブレットPCやノートPCを紛失してもファイルは紛失しません。
 (紙は紛失するリスクがあります)

・ファイルの操作履歴が残りますので、社内コンプライアンスには最適です。
 紙は印刷した後、誰がその紙を管理・所有しているかは追跡できません。

つまり、このソリューションを活用した企業は今までの紙の資料による会議よりも、会議効率が向上し便利になります。
そして、セキュリティ面も向上し、さらにペーパーレスによるコスト圧縮も実現できるのです。

この新しいソリューションですが、現在、弊社が開発し、販売を開始しています。興味がある方は以下をご覧ください。

※会議用画面共有ソリューション「DirectPOD(ダイレクトポッド)」
(企業向けオンラインストレージ「GIGAPOD」との組み合わせ利用が有効です)
 http://www.tripodworks.co.jp/product/directpod/

※DirectPOD活用事例は以下をご覧ください。
 http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/directpod/it/sevenmedia.html

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。