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[月刊総務オンライン]第15回 こんなに便利で安全なオンラインストレージもあるのです

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

「オンラインストレージ」を企業の総務部の方やコンプライアンス担当の方に話すと、どうしても無料のオンラインストレージを想像され、「企業としては容認できないです。」や「社内コンプライアンスを考えるとありえないです。」といわれることが多いです。

その理由は以下のページに記載している通り、無料のオンラインストレージはSSLでなかったり、マルチテナント方式でなかったり、利用履歴がログとして管理できなかったりします。お客様とだけ共有しているファイルがインターネット上に公開されていたりする事故も結構起こっています。
詳しくは「オンラインストレージ 事故」で検索してみてください。また事故だけではなく利用履歴がログとして管理できなければ、だれがファイルを使用したか、または持ち出したかわからないため、社内コンプライアンスとしては容認できないはずです。

参考:「法人向けオンラインストレージサービスの選定基準はセキュリティの度合いが重要


一方で弊社が開発した企業向けのオンラインストレージ「GIGAPOD」などは、最初から企業利用を想定して開発しているので、セキュリティ面や社内コンプライアンス面で十二分に対応できるよう設計されています。

今回ご紹介したいのでは、セキュリティがしっかりしている企業向けのオンラインストレージがあるということと、セキュリティがしっかりしているのに、安全でかえって便利になるオンラインストレージがあることを知っていただきたくてコラムを書きました。


まず最初に通常の無料オンラインストレージの利用手順と注意事項を書きます。

1.無料のオンラインストレージにアップするファイルを指定して、アップします。
 (誰が管理しているかわからないサーバに企業のファイルをアップして大丈夫でしょうか?
 サーバまでの通信経路のセキュリティは大丈夫でしょうか?)

2.無料のオンラインストレージにファイルを転送する相手先の個人情報を設定します。
 (お客様名やお客様のメールアドレスを、第三者のサーバに登録して大丈夫でしょうか?
 個人情報保護ポリシーに違反しているはずですよね)

3.ファイル転送ボタンを押し、終了です。
 (誰がどこに送付したかのログが残りませんので、社内コンプライアンス上、まずいですよね)


一方、企業向けオンラインストレージ「GIGAPOD」の場合は以下です。

1.GIGAPODにアップするファイルを指定して、アップします。
 (GIGAPODは社内設置のオンラインストレージサーバアプライアンスです)

2.GIGAPODにアップができましたら、転送するファイルを指定して「リンク」ボタンを押し、
 転送するファイルを確認後、「メール」ボタンを押します。するとパソコンのメーラーが起動
 して、仕事で使用するメールの画面にファイルのURLが自動的に適されます。
 (ファイル転送は自社の電子メールを使用して行いますので、個人情報保護ポリシーに違反しません)

3.いつものようにメールを書き、送信します。
 (誰がどこに送付したかのログが保管されますので、社内コンプライアンス上、問題なしです)


「GIGAPOD」は自社の設備を使ってファイルを転送し、ログも取れるから安心で安全なのです。また、オンラインストレージですので、うっかり間違ったファイルを送付してしまっても、オンラインストレージ上のファイルを削除すれば、ファイルの誤送信も防げます。

「GIGAPOD」はハイレベルなセキュリティを実現しているのに便利なので、プライバシーマークなど各種コンプライアンスの監査をされる方から高い評価を得ています。

興味がある方は、以下よりWebのデモサービス(無料体験)と事例をご覧ください

【GIGAPOD事例集】
http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/

【GIGAPODデモサービス(無料体験)】
http://www.tripodworks.co.jp/forms/GIGAPOD/trial/

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。