News & Event

ニュース・イベントNews & Events

[月刊総務オンライン]第16回 社員に使用を禁止しなければならない危険なオンラインストレージサービスの見分け方

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

今回は「社員に使用を禁止しなければならないオンラインストレージサービスとは?」という内容を紹介いたします。

無料で使用できるオンラインストレージサービスは、利用者のログを閲覧できないので、社内コンプライアンス上よくないというお話は以前のコラムでいたしました。今回はログではなく、サービス規約の話です。

お客様とのファイル共有について、最近は無料のオンラインストレージサービスだけではなく、ソーシャルネットワークサービス(以下、SNS)などで共有する方も増えています。この両者を利用している方の共通点は利用者がサービス規約を読まないで使用しているケースです。

もともとは、プライベートで使っている無料のオンラインストレージサービスやSNSということもあり、新規に使用する感覚がないのです。使い始めてしまうと利用規約を読まない人がほとんどです。しかもプライベートで使用しているので、所属会社が法務チェックをしていません。

読者の方で無料のオンラインストレージサービスやSNSを利用されている方は是非そのサービス規約を読んでいただきたいです。ほとんどのサービス規約は利用者を守るための規約ではなく、サービスプロバイダーを守るための規約であることに気が付つくはずです。

以下ではよくある規約のポイントを書きますので、ご参考ください。


1.サービスを介し、共有したコンテンツをプロバイダー及び【第三者】が利用する権利を有し、
 その権利はサービスを解約した後も永久に続くこと

(この文章が書かれた規約を承諾してしまうと、情報が不当に漏えいしても、損害賠償をしてもらうこともできません)

2.サービスプロバイダーはいかなる損害賠償も受け付けないこと
(サービスプロバイダー側の故意や過失に関わらず、損害賠償を受け付けないと書かれていることがあります。
 無料で提供されているサービスですので、仕方ないといえば仕方ないです。そもそもビジネスで使用するように作られていません)


実際のサービス規約には、上記のような直接的な文章では書かれていません。しかし、要約すると上記のような意味の規約が書かれていることが多いです。

私は冒頭でも申し上げましたが、GIGAPODというオンラインストレージソリューションのマーケティング支援をしております。そのご縁で、いろいろなお客様とお会いします。全てのお客様で無料のオンラインストレージサービスやSNSを介してのファイル共有を禁止しています。しかし、代替サービスを会社がしていないと、結局無料のオンラインストレージサービスやSNSの利用はなくならないそうです。

読者の皆様の所属会社で、まだ指定のオンラインストレージがないようでしたら、この機会に調査をしていただき、会社指定のオンラインストレージサービスを決めてもよいかもしれません。禁止していても普及してしまうようなサービスは、便利だから普及するのです。便利ということは業務の効率が上がるということです。

そして、宜しければ、その検討の端にGIGAPODを加えていただければ幸いです。


※参考URL
GIGAPOD http://www.tripodworks.co.jp/product/gigapod/
GIGAPOD事例集 http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/
GIGAPODデモサービス(無料体験)http://www.tripodworks.co.jp/forms/GIGAPOD/trial/


※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。