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[月刊総務オンライン]第18回 メール誤送信防止対策とオンラインストレージ

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

今回は「メール誤送信防止対策とオンラインストレージ」についてご紹介いたします。

電子メールの送信は人が作業をすることなので、必ず間違いは起こります。必ず起こる間違いではありますが、「誤送信ゼロ」に限りなく近づけることはできます。?
取引先へのお見積書、提案書、もしくは何らかの機密文書を誤って他の企業に送付してしまった場合、大きな問題になります。場合によっては損害賠償に発展する可能性もあり、これはなんとしても避けたい事態です。

企業として重要なのは、そのような誤送信をどうやって回避するかだと思います。

まれに電子メールの署名欄に「この電子メールには、機密情報が含まれている場合があります。万が一、弊社の手違いにより貴殿が弊社の意図した受信者でない場合には、お手数をお掛け致しますが、速やかにこの電子メールを破棄していただきますようお願い申し上げます。」といった注意書きを書かれている会社がありますが、これは誤送信をしてしまった事後の被害を少しでも軽減するための方法です。

このような手法について特にコメントしませんが、私としては誤送信が起こらないようにする方法も検討されることをお勧めします。



今回ご紹介するのは、私が行っている3つの誤送信防止対策です。

1.電子ファイルには取引先名を記載する
2.指差し確認を心掛ける
3.オンラインストレージ上に取引先ごとのフォルダを作成し、万が一の際に閲覧前に削除できるようにする


まず「1」ですが、ファイル名を見て正しい送信先がわかるようにするのは誤送信防止の第一歩です。
これができることで、ファイルの中身を見なくても添付ファイル名を見るだけで、多くの誤送信を防げます。

これができていると「2」の指差し確認が生きてきます。
これはメールを送信する前に、「宛先良し」「本文良し」「添付ファイル良し」と指をさして確認する方法です。
工事現場など人命にかかわるような作業現場では必ず行われている方法です。
私もこの方法を行うことで大半のメールの誤送信を防止できるようになりました。

「3」のオンラインストレージ上に得意先ごとにフォルダを作って送るのも間違いに気が付きやすくなる方法です。
なお、オンラインストレージ上に添付ファイルを格納して取引先とファイルを共有する方法は、以下のメリットがあるのでとてもお勧めです。

A)万が一間違った添付ファイルを送付してしまっても、オンラインストレージ上のファイルを削除してしまえば、受信者は閲覧できない
B)万が一間違った添付ファイルを送付してしまった場合でも、だれがダウンロードしたかがわかる

(「GIGAPOD」のようなログ機能があるオンラインストレージは可能です)

オンラインストレージを活用して添付ファイルを送付している場合は、万が一の誤送信の場合でも、相手方が閲覧前であれば、ファイルの削除で情報漏えいを防げます。
また、誰が閲覧したかがわかるので、万一の場合でも対応と報告ができます。

特にビジネス上の電子メール誤送信で問題になるのは添付ファイルがある場合が多いようです。
もちろん、添付ファイルがないアポイントメールも、誤送信であれば、それはそれでよくはないでしょう。
しかし、お見積書であったり、提案書であったり、添付ファイルが付いている誤送信ですと、問題がさらに大きくなることが多いのです。

それゆえに、オンラインストレージを活用した誤送信防止対策を採用される企業が多いのです。
私がアドバイザーを担当しているトライポッドワークスのGIGAPODでは、無料の体験版サービスを提供しています。
どの程度誤送信対策に役に立つかどうか、ぜひお試しください。

※参考URL
GIGAPODとは http://www.tripodworks.co.jp/product/gigapod/
GIGAPODデモサービス(無料体験)http://www.tripodworks.co.jp/forms/GIGAPOD/trial/
GIGAPOD事例集 http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/


※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。