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[月刊総務オンライン]第19回 何気に気が付かないオンラインストレージのうまい選び方

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

今回は「何気に気が付かないオンラインストレージのうまい選び方」という内容で書きます。実は基本的な選び方はこのコラムの第1回目に以下のような項目を上げています。

1)SSLを使用していること
2)マルチテナントでないこと(ハッキングされたら全て見えてしまいます)
3)サービスとしてウィルスチェックを行っている
4)利用者単位・ファイル単位でログを追跡できること
5)データの保管場所が物理的に国内であること

これらは法人が使用するオンラインストレージとして最低限の基準です。(実は意外に守られていないので、導入する前に確認をした方が絶対に良いです)何故、上記が最低限の基準かという理由については第1回目をご覧ください。

さて、今回は上記の最低基準から一歩進んで、実際に社員が使うことを考えた場合、見逃してはいけないチェックポイントを紹介いたします。ユーザーの皆様が実際に考えられたうまい選び方でもあります。以下ではイメージをしやすいように企業向けオンラインストレージGIGAPODを例にとってご説明します。

■ポイント1:大容量ファイル分割せずに転送ができる
以外に複数のファイルを送付するときに個別のダウンロードが必要になるオンラインストレージがあります。商社の方や海外出張が多い社員の方が海外で使用する場合など、回線事情が良くないことがあります。その場合でも、ワンクリックで全てのファイルがダウンロードできるようなシンプルさはとても重宝がられます。

下図のように複数のファイルやフォルダ丸ごとを一つのURLで送付できるのは便利です。

GIGAPOD for Outlook

■ポイントその2:利用ポリシーのきめ細かい設定ができる
社内外で利用されるサービスだけに、細かい利用ポリシーの設定ができる方が喜ばれます。例えば、最低でも以下の設定はできるようになってほしいです。基本的なポリシーは管理者が行い、細かい設定はユーザーが行えるような設定にするのが好ましいです。

1. ログインやファイルアクセスのためのパスワード設定
2. 共有コンテンツの利用期限の設定
3. ダウンロード最大回数
4. パスワードポリシーの設定、共有フォルダ機能の権限管理、ファイル操作ログ
5. 上記の全てをユーザー側だけでなく、管理者側でも統制ができること

図: 共有フォルダの利用ポリシー設定のイメージ
GIGAPOD 共有フォルダ GIGAPOD ゲストフォルダ

※ダウンロードURLへのポリシー設定例
GIGAPOD ポリシー

■ポイントその3:端末にあわせた画面環境
最近ではオンラインストレージ上のファイルをスマートフォンやタブレットPCで確認することも多くなってきました。PCではブラウザ、モバイル端末では専用アプリを利用する方が使いやすいです。PCでは、ブラウザ上の画面にファイルやフォルダのドラッグ&ドロップができる方がかなり便利です。意外にできないサービスもあります。

※図 オンラインストレージの利用画面の例(上:PC上のブラウザ 下:スマートフォンアプリ)
GIGAPOD サムネイル

GIGAPOD スマホアプリ GIGAPOD スマホアプリ

■ポイントその4:機密情報の漏洩を防ぐセキュリティ対策
このコラムの第1回目でも紹介した部分でもありますが、オンラインストレージにおいてセキュリティは最重要なので、改めて書きます。 以下が設定できることが最低限必要であると考えています。

1. アップロードするデータのウィルスチェック
2. SSL通信(暗号化通信)が設定されていること
3. フォルダやファイルへのアクセスログ、ファイルリンク・ダウンロードログ、その他の操作ログが記録できること(ログはこの4種類が記録できるのが好ましいです)

図:各種ログの確認画面例 GIGAPOD ログ

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。

転載元:月刊総務オンライン ― 第19回:何気に気が付かないオンラインストレージのうまい選び方
http://www.g-soumu.com/column/2014/09/strage19.php