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[月刊総務オンライン]第27回:そのファイル誰かに見られてますよ。 危険なオンラインストレージの話

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

私は人事管理のシステム事例もよく取材しているのですが、最近の流行りは人事管理システムを自社で運営せずに、アウトソーシングするという方法です。
その理由は自社の情報システム部門にシステムを管理させると、人事部門以外の社員が人事情報を見てしまうためだそうです。

システム管理をしたことがある方はご存知だと思うのですが、システム管理者はシステム上の全てのデータを見ることができてしまいます。
つまり、例えば無料のオンラインストレージを使用して取引先のファイルを共有した場合、そのファイルは無料のオンラインストレージの管理者が見ようと思えば見える状態にあります。

「そもそもインターネットがそういうものだよ」と言われてしまえば、それまでではありますが、昨今セキュリティ強化の方法はかなり厳重にできるようになってきています。
方法もセキュアになってきましたが、まだまだではありますが、以前と比べるとセキュリティの意識も高まってきていると思います。

そのような中で、例えば取引先と機密保持契約の対象となっている電子ファイルが、第三者が提供している無料のオンラインストレージで送付されてきた場合、取引先はどのように思いますでしょうか?

受取先は「この会社はセキュリティの敷居が低い会社だよね」と思うはずです。
もし私が発表前の新製品のカタログ版下や動画を無料のオンラインストレージで送られて来たら、たぶんクレームを入れると思います。
なぜなら、そのファイルはサービス管理者がのぞくことができるファイルだからです。

第三者のオンラインストレージを使用する場合は、最低限そのサービスに対して企業として契約をしていなければならなく、そうでないのに使用をすると機密保持違反と言われてもおかしくないレベルだと私は思います。

ちなみに法人単位で契約ができるオンラインストレージには3種類のご利用パターンがあります。

1.オンプレミスで購入する(システム管理者はお客様)
2.ソフトウェアで購入し、自社構築する(システム管理者はお客様)
3.クラウドで契約する(システム管理者はプロバイダー)

システム的にも堅牢で、契約も企業単位でしっかりできていると安心ですよね。
私がアドバイザーをしているトライポッドワークスのGIGAPODは1と2で国内トップクラスのシェアをとっているので、実績的にも安心です。

また、GIGAPODは共有先の方が見る画面に自社のロゴを入れたりなど簡単にカスタマイズができるのでなおさら安心感があります。

興味がある方は以下のGIGAPOD概要と無料のお試し版のご案内を是非ご覧ください。

http://www.tripodworks.co.jp/product/gigapod/

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