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[月刊総務オンライン] 第4回 メールの誤送信対策

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」というオンラインストレージアプライアンス・メーカー「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

みなさん、情報漏えいの最大の原因は何だと思いますか?

最大の原因はヒューマンエラーによる電子メールやFAXなどの誤操作です。統計によると約4割にあたるそうです。その中でも4割を占めるのが電子メールです。ちなみにFAXも同様に4割を占めるそうです。ただ、最近は電子メールの普及と利用頻度が高まり、今後は電子メールの誤操作がさらに多くなっていくように思えます。読者のみなさんの会社ではどのような対応をされていますでしょうか?情報漏えいは、損害賠償に発展すれば莫大な金額になるケースもあり、そうでなくても会社としての信頼にも影響がありますし、場合によっては管理層、管理部門の責任を問われるケースもあります。

IT業界ではあまりなされていないですが、人命に関わる業務では指さし確認などは必ず行われています。先日、KY研修というものを聞きました。KYは危険予知の略です。KYは作業前に危険な項目の洗い出しを行い、全ての危険項目への対策を確実に実施するという考え方です。電子メールやFAXでは、送信前に送付先、送付内容を指さしで確認するような作業を行ったりします。実際、私も最近は電子メールを送信する前に、宛先、内容、添付ファイルを指さしで確認するようにしています。作業を行う時間は数秒レベルですが、効果は高いと実感しています。電子メールの誤送信は人命には直接かかわりませんが、企業信用、社員の立場などを大きく狂わせる可能性が有ります。簡単で有効な方法ですので、是非検討してみてください。

この指さし確認は有効な方法ですが、これも人間による作業ですので、誤送信が100%なくなるわけではありません。万全を期すためにオンラインストレージの有効活用を進めます。これは添付ファイル送付を止め、全てオンラインストレージに添付ファイルをアップロードし、そのURLをメールに記載してファイル共有する方法です。最近では、添付ファイルを自動的にオンラインストレージにアップロードし、URLをメールに組み込み送付するようなシステムも登場してきています。この方法を用いると以下のようなメリットがあります。

<オンラインストレージを活用した添付ファイルシステムの採用メリット>

1.万が一メールを誤送信してもオンラインストレージ上のファイルを削除することで情報漏えいの被害を最小限にとどめることができます。
2.添付ファイルの複数のメールアカウントに物理的に送付することがなくなるため、メールサーバのハードディスク容量の増加を抑えることができます。また、それによりバックアップ時間を最小限に抑えることができます。

いかがでしょうか? オンラインストレージを電子メールの誤送信に活用することで情報漏えいのリスク回避とコスト削減、そしてバックアップ時間の縮小を実現できます。詳しくは「オンラインストレージ 誤送信」でGoogle検索するといろいろ情報が出てきますので、ご参考ください。今回はこの辺で失礼します。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。