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[月刊総務オンライン] 第5回 オンラインストレージ活用事例--出張時の社員業務の効率化

今回はオンラインストレージを活用した出張時の社員業務の効率化について書きます。

皆さんの会社では、どのような人が出張しているでしょうか?

恐らく、半人前の人や、あまり仕事がうまくない人は出張しないように思えます。出張をするだけで、それなりのコストが発生する為、それなりに仕事ができる人が出張すると思われます。世の中の常ではありますが、仕事ができる人に仕事が集中する為、業務効率の維持・向上の為に快適なモバイル環境を用意しなければなりません。

しかし、出張先のどの場所でも快適なモバイル環境を用意できるわけではありません。地方や外国に行けば、回線事情が悪いこともよくあります。そこで、参考にしていただきたいのはオンラインストレージを使用した出張時の電子ファイル転送(共有)事例です。

最近、電子メールに添付されるファイルの容量が大きくなり、数MBになることも珍しくなくなりました。
しかし、回線事情がよくない場所で、数MBの添付ファイルをメール受信しようとすれば、物凄く時間がかかります。そのメールをダウンロードするまでは新しいメールを受信できず、業務が滞ります。

一方で、Webメール(Webブラウザ上でメールを閲覧する方式)を採用した場合、電波が届かない場所での作業ができず、かえって業務効率が低下します。

オンラインストレージを採用し、以下の手順で電子ファイル共有を行えば、電子メールに直接、電子ファイルを添付しないので、回線事情が悪い場所でもスムーズに電子メールのやり取りができます。

手順1:電子メールに添付するべき電子ファイルをオンラインストレージにアップする

手順2:「1」の電子ファイルのURLを当該電子メールに記載し、送信する

手順3:受信者は添付ファイルを見たいときにのみ「2」のURLをクリックし電子ファイルをダウンロードする

この方法をとることで、回線事情が悪い場所に出張した社員も快適に業務ができます。また、以前のこのコラムでお伝えしたとおり、誤送信の問題も解決できます。さらにメールサーバーの容量も抑えることができるので、コスト抑制も可能です。

※第4回「メールの誤送信対策」は以下をご覧ください。

 最後になりましたが、出張先でのオンラインストレージ活用事例として弊社のお客様の言葉をご紹介します。

三菱商事株式会社機械グループCEOオフィス
IT支援ユニットマネージャー 酒井 孝之 氏からのコメント

「私たち機械グループでは、特にプラント系ビジネスにおいて、大量の設計図や写真、CADデータを客先とやり取りすることが多くあります。社内には、メールの添付容量に一定の制限がありますが、GIGAPODを使うと、メールを分割することなくこれらのデータを一度に渡すことができるので、現場から高い評価を受けています。また、回線事情の良くない国も多く、GIGAPODを使えば必要な分だけをダウンロードできる点も便利です。今までは添付メールを多用していたため、個人のメールボックスの容量が圧迫されていましたが、GIGAPODのお陰でこの負荷を低減することができました。導入の検討を開始した当初、GIGAPODは弊社が利用するNotesメールに未対応でしたが、この問題も短期間に対応していただけたので、採用を決定した次第です。社内告知を頻繁に行っている訳ではありませんが、口コミで評判が伝わり、着実にユーザーが増えており、また、登録ユーザーの約4割は常時利用しています」

※その他事例については以下をご覧ください。

ご参考になりましたでしょうか? それでは、今回はこの辺で失礼します。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。