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[月刊総務オンライン]第9回 オンラインストレージを所有するメリット 〜簡単に所有できる時代になりました〜

今回は「オンラインストレージを所有するメリット。〜簡単に所有できる時代になりました〜」という内容で書かせていただきます。

「オンラインストレージ」といえば、サービスを思い浮かべる人も多いと思います。
法人用途で使用する場合は、「サービス利用」と「所有して利用する」の二通りの利用形態があります。実はそれぞれ一長一短がありますので、今回はその違いを説明いたします。これからオンラインストレージを検討される方はぜひご参考ください。

そもそも、「サービス利用」と「所有して利用する」の判断基準は「ドキュメントの所在を社内にするかどうか」と「使用量」です。

まずは簡単な方から説明します。

「使用量」についてですが、「サービス利用」の場合は1ユーザから使用できますので、少量の使用の場合は「サービス利用」にコストメリットがあります。
一方である程度の期間使用する場合は「所有して利用する」ほうが結果的にお得になります。
オンラインストレージの場合はファイル共有のためのインフラとして長期間使用するケースが多いため、皆様が思っている以上に「所有して利用する」を選択される企業が多いのも事実です。ここは単純に皆様の使用量に応じて選択いただければ幸いです。

次の判断基準である「ドキュメントの所在を社内にするかどうか」ですが、これは議論が必要な部分でもあります。
つまりどちらが安全かという議論になりますが、市場の統計をみても、全く半々に分かれる状態です。
社内設置が安全だというのは「サービス利用」におけるセキュリティの細かい部分がブラックボックスになってしまっていて、安全基準を満たしているかわからない、もしくは満たしていないという考え方。その理由で「所有して利用する」を選ばれるケースが多くなっています。自社で所有すればセキュリティのレベルを自社で管理できるので、安全基準をクリアできるのです。
一方、社外のサービス側に設置したほうが安全だという人は社内設置における物理的な盗難や、管理担当社員による情報漏洩を避けたいと考えるためのようです。

社内で設置する場所が物理的なセキュリティ上、安全でないなら「サービス利用」が良く、安全であるなら「所有による利用」が良いことになります。

ここで補足いたしますが、社内に情報システムに詳しい担当者がいないので「サービス利用」が良いと考える方もいると思います。企業向けのオンラインストレージには弊社のGIGAPODのように「アプライアンス」という考え方が普及しています。

「アプライアンス」とは特定の用途に特化したコンピュータのことを指します。

例えば、家庭用のゲーム機やDVDプレイヤーなどもそうです。中身は業務用のシステムと同じように、ハードウェアの中にOSやミドルウェアにアプリケーションが入っていて動いています。
皆様がゲーム機やDVDプレイヤーのメンテナンスで苦労することはないように、アプライアンスというのはハードウェアとソフトウェアが一体化しているので、メンテナンスはかなり楽になっているのが一般的です(購入時にはメンテナンス方法を一応確認してください)。よってオンラインストレージのアプライアンスであれば、所有しても負担にはならないケースが多いのです。

ご参考になりましたでしょうか?オンラインストレージを所有するか否かというテーマで書かせていただきました。今後の業務改善のひとつの方法としてご参考ください。それでは、今回はこの辺で失礼します。

※本記事は月刊総務オンラインより転載しています。