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[月刊総務オンライン]第26回:社内で禁止されている無料のオンラインストレージの使用をやめさせるには

みなさん、こんにちは。「GIGAPOD(ギガポッド)」という企業向けオンラインストレージのベンダーでもある「トライポッドワークス」でマーケティングアドバイザーをしている吉政(よしまさ)と申します。

総務部門の方で、ビジネス用途で無料のファイル転送サービスや、無料のオンラインストレージサービスを利用している方はどれくらいいるのでしょうか?

私がお会いした方に聞く限りでは、「社内コンプライアンス上、NGです。ビジネスでは使用していませんし、使用させません。」という方が大半です。

一方で、無料のオンラインストレージサービスのユーザー数は1000万ユーザーとも2000万ユーザーとも言われています。その全てがビジネスで使用されているとは思いませんが、かなりの数だと思います。

利用している人は恐らく、

「インターネット上には無料のものが多いため、まぁ大丈夫でしょう」
「ほかの人でも使っているから、まぁ大丈夫でしょう」

という感覚で使用していると思うのですが、私は怖くて使えないです。

「無料のオンラインストレージの名称+事故」で検索するとかなりの数の情報漏えい事故が出てきます。
私は仕事だから使ってはいけないという考え方もありますが、プライベートで自分の写真が漏えいされても困ります。
コントロールがきかないクラウド上に自分のファイルを置きたくはないです。

また、仮に漏えいしなくても、情報が漏れている可能性は否定できないと個人的には思っています。

例えば、無料のオンラインストレージ上に格納されているファイル内部の特定の単語や、送信元、送信先のドメイン名、IPアドレスで抽出し、気密性の高い情報を抽出しスパイ活動をされていてもおかしくないと思っています。
漏えいしなければ、見られていてもわからないですもんね。

先日は世界最大の不倫サイトの会員情報が抜き取られ、脅迫にあった事件もありました。無料のオンラインストレージサービスのプロバイダーが情報をスパイしなくても、抜き取られる可能性もあるのです。

今までもこのコラムで書いてきましたが、無料のオンラインストレージと有料のオンラインストレージではセキュリティのレベルが違います。それゆえに有料なのです。また、有料であるがゆえに、利用者とプロバイダー側にビジネス的な利用契約が結ばれて、安全にファイル共有できるのです。

一方で、利用者側も好き好んで危険な無料のオンラインストレージサービスを利用しているわけではありません。大きな容量のファイルを送付する必要があり、やむを得ず送っているのだと私は思います。

実際に、今までも数多くのオンラインストレージの事例を取材してきましたが、その大半が、有料のオンラインストレージを契約した途端、無料のオンラインストレージサービスの利用が止まったそうです。

※有料オンラインストレージの事例集は以下をご覧ください。
http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/

実際に調査データを見ると79.9%の方が添付ファイルの容量制限で悩んだ経験があるそうです。社員が添付ファイルを送る回数は一日何度もあると思います。その都度、効率的にファイルを共有できると、業務効率が上がると思うのです。

まだ有料のオンラインストレージサービスを利用されたことがない方はこの機会に是非ご検討ください。一般的に有料のオンラインストレージサービスは稟議の上げ方が難しいといわれています。そのような方は以下の調査データ集をご利用ください。稟議に使えそうなデータが満載です。

【調査レポート】企業におけるファイル転送とオンラインストレージの業務利用と高まる期待
http://www.tripodworks.co.jp/support/download/report201408.html

また、有料のオンラインストレージサービスで高いシェアを持つGIGAPODは評価版を無料利用できます。興味がある方は以下をご利用ください。

■GIGAPOD無料評価版(クラウド版)
http://www.tripodworks.co.jp/forms/GIGAPOD/freetrial/

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